Neue Pflichten für Architekturbüros: Was die E-Rechnung mit sich bringt

E-Rechnung in Architekturbüros: Was ändert sich ab 1. Januar 2025?

Ab 2025 tritt für alle Architekturbüros in Deutschland eine bedeutende Änderung in Kraft: Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung. Dieser digitale Meilenstein fordert nicht nur technische Umstellungen, sondern eröffnet auch Chancen für effizientere Workflows und nachhaltigere Büroführung.

Die neuen Regelungen: Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinelle Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland gelten die Standards XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) als zulässige Formate. Ziel ist es, den Rechnungsaustausch effizienter und transparenter zu gestalten, gleichzeitig aber die Rechtssicherheit zu wahren .

Vorteile und Herausforderungen

Die Einführung bringt zahlreiche Vorteile: weniger Papierverbrauch, automatisierte Prozesse und geringere Fehlerquoten. Architekturbüros, die rechtzeitig umstellen, profitieren von besseren Workflows und Kosteneinsparungen. Doch die Umstellung erfordert Investitionen in Software und Schulungen. Besonders kleine Büros könnten dies als Herausforderung empfinden .

Übergangsregelungen

Bis Ende 2027 gibt es Ausnahmen: Unternehmen dürfen unter bestimmten Bedingungen weiterhin Papierrechnungen verwenden. Kleinbeträge unter 250 Euro sind gänzlich ausgenommen. Doch ab 2028 gilt die vollständige Verpflichtung .

Vorbereitung: Ein praktischer Leitfaden

1. Analyse und Planung: Welche Software erfüllt die Norm EN 16931? Welche internen Prozesse müssen angepasst werden?
2. Technische Umsetzung: Einführung geeigneter Softwarelösungen, z. B. DATEV oder spezifische AVA-Anwendungen.
3. Schulung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten den neuen Workflow verstehen und umsetzen können.
4. Kooperation mit Steuerberatern: Gemeinsam die rechtlichen Anforderungen klären und technische Unterstützung organisieren .

Fazit

Die verpflichtende E-Rechnung ist mehr als eine technische Anpassung – sie ist ein Schritt in die Zukunft digitaler Geschäftsprozesse. Architekturbüros, die frühzeitig handeln, sichern nicht nur ihre Compliance, sondern optimieren auch ihre internen Abläufe. mehr…